Главная | География | Часовой пояс | Климатические условия | Название и истоки | Смоленское княжество |

Смоленск - история, общество, экономика
Новости

Экономика

Политика

Даты

История

Общество

Личности

Культура

Производство

Смоленск - город России

Обширная информация о городе

Сегодня 24.05.2018 г.

Параграфы раздела

Статистика ресурса


Организация документооборота

Организация документооборота

Работа с документами всегда считалась кропотливым и ответственным делом, требующим правильной организации. Ведь они являются основными информационными ресурсами компании и сопровождают все бизнес процессы. Плохая организация документооборота может привести к хаосу в делах, когда много времени уходит на поиски нужного циркуляра, происходят задержки с отправкой и получением писем и корреспонденции, не ведется должный контроль над письменными распоряжениями и так далее. Иногда это может привести даже к деловому коллапсу.

Поэтому эффективная организация документооборота  уже давно стало необходимым условием эффективного функционирования любого предприятия. И поэтому этой сфере уделяется так много внимания. Методы работы здесь отработаны годами и принципы неизменны. Все начинается с упорядочивания, то есть составляется подробнейший реестр используемых документов. Надо описать все этапы создания и прохождения документа, закрепить работника, ответственного за исполнение, определить связи циркуляра с себе подобными и так далее. Проще всего это делать для бухгалтерии. Здесь выдумывать свои формы и перечни не приходится – существует множество образцов практически на все случаи жизни и вообще формирование данных, и их прохождение регламентировано, вплоть до мелочей.

Да и для других отделов и подразделений из организации документооборота практически выбыли этапы подбора форм. Для всех отраслей уже давно существуют типовые матрицы накладных, счетов-фактур, квитанций, прейскурантов и прочих бумаг которые следует только заполнить и отправить по принадлежности. Но вот все следующие этапы как раз требуют оптимизации.

До недавнего времени вся информация предприятия хранилась на бумажных носителях, что определяло большой штат работников, обслуживающих документацию. Например в  бухгалтерии крупного предприятия в расчетном отделе корпели в поте лица множество работниц, каждая по своему направлению – зарплата, склад, и так далее.  Но вот пришли компьютерные технологии и число работников, обрабатывающих вручную деловые бумаги, сократилось. Начала внедряться электронная организация документооборота. Не везде она необходима в больших масштабах – для малого бизнеса, например. Но крупные предприятия используют мощные программы, устанавливаемые и обслуживающие специализированными компаниями. Как правило, это оправданное решение.

 

 



11
1
ГлавнаяНовостиЭкономикаПолитикаДатыИсторияОбществоЛичностиКультураПроизводство
© 2006 - 2010, GSI